ファイルボックスの設定には、大きく分けて以下の二つの項目があります。
①ファイルボックスの基本設定
ファイルボックスの名称や、どのメンバーにアクセス権限を与えるか、もしくは全体／社外に公開するかを設定できます
②ファイルボックスのメンバー権限
ファイルボックスのアクセス権限を与えられたメンバーに対して、さらに細かい操作権限をメンバーごとに設定できます。
それぞれの設定方法について、以下で詳しくご説明いたします。
①ファイルボックスの基本設定
ファイルボックスの基本設定では、後でファイルの内容を判別しやすくするために、［ファイルボックス説明］や［タグ設定］も忘れずに設定することをお勧めします。特にファイルボックスへのアクセス権限を持つメンバーは関係者のみとするなど厳選しましょう。
また、［ファイルボックス公開設定］は、初期設定では［無効］とし、詳細なアクセス権限の設定は、次の手順である②メンバー権限の設定で行うことを推奨いたします。
各項目の詳細は下記をご確認ください。
| 項目名 | 説明 |
| ファイルボックス名称 |
入力必須項目です。判別しやすい名称を入力してください。 ※入力上限100字 |
| ファイルボックス説明 |
ファイルボックスの役割などを説明してください。 ※入力上限500字 |
| ファイルボックス公開設定 |
この設定を有効にすると、テナント内に存在する全てのユーザーにファイルボックスが公開され、無効にすると［メンバー］で指定したユーザーのみに公開されます。 ※社内共有用のファイルボックス以外は、基本的には無効に設定することを推奨します。 |
| ファイルの外部公開設定 |
この設定を有効にすると、ボックス内のファイルを外部公開（社外ユーザーへのファイル共有）ができるようになります。 |
| パスワードなしで外部公開 |
この設定を［許可する］を選択すると、とファイルを外部公開する際、公開するメンバーが「パスワード有で公開」・「パスワード無で公開」のいずれかを選択できます。 |
| タグ |
ファイルボックスを検索しやすくなるように、所属部署名やボックスの種類など特定の文字列を入力し、タグを作成・選択してください。タグの作成例：【営業部】【外部共有用】【営業資料】etc... |
| メンバー |
ファイルボックスにアクセスできるユーザーを選択してください。入力欄にユーザー名を入力する。もしくは、画面右側の［組織図から選択］を押下し、ユーザーを選択します。 ※ユーザー単体だけでなく、組織ごとメンバーとして追加することも可能です。 |
②ファイルボックスのメンバー権限
ファイルボックスのメンバー権限設定では、①で設定したボックスへのアクセス権限を持つ、組織やメンバーの操作権限を細かく編集することができ、メンバーごとにファイル追加や削除などの権限を設定することができます。
ファイルボックスの管理者となるユーザー以外は以下のように権限設定することを推奨します。
メンバーのオススメ権限
各権限の詳細は下記をご確認ください。
| 操作権限について | |
| 項目名 | 説明 |
| ファイルボックスの更新 |
この権限が有効となったメンバーは、ファイルボックスの編集が全て行えるようになり、メンバー追加や権限の再設定なども可能となります。ユーザー権限を設定できる最大の権限となるため、ボックスの管理者以外は権限をOFFにしましょう。 |
| ファイルボックスの削除 |
この権限が有効となったメンバーは、ファイルボックスを削除できるようになります。 ファイルボックスの削除をしてしまうと、ボックス内のファイルがすべて削除されるため、 、ボックスの管理者以外は権限をOFFにしましょう。 |
| ファイル・フォルダの追加 |
この権限が有効となったメンバーは、対象のボックスにファイル・フォルダの追加が可能になります。 |
| ファイル・フォルダの変更 |
この権限が有効となったメンバーは、ボックス内のファイル・フォルダの名称や説明を編集できるようになります。 |
| ファイル・フォルダの削除 |
この権限が有効となったメンバーは、ボックス内のファイル・フォルダを削除できるようになります。 |
| ファイルダウンロード |
この権限が有効となったメンバーは、ボックス内のファイルをダウンロードできるようになります。 |
| ゴミ箱管理 |
この権限が有効となったメンバーは、ゴミ箱に移動したファイルの完全な削除や復元が可能となります。 |
| 公開権限について | |
| 項目名 | 説明 |
|
公開 （パスワード設定あり） |
この権限が有効となったメンバーは、パスワード設定ありでファイル公開できるようになります。 |
|
公開 （パスワード設定なし） |
この権限が有効となったメンバーは、パスワード設定なしでファイル公開できるようになります。
※この権限が有効状態の場合でも、基本情報タブの［ファイルの外部公開設定］の項目が「無効」に設定されている場合、または［パスワードなしで外部公開］の項目が「許可しない」に設定されている場合は、基本情報での設定が優先されます。 |