本記事では外部ユーザーの招待および再招待方法と招待したユーザーの削除方法を紹介します。
チャット内の特定のトークルームに社外の方を招待できます。招待は「個別機能－外部招待」権限を付与されたユーザーから行えます。
Point
外部招待されたユーザーは、ROBOT IDのアカウント登録を行いトークルームへの参加承認を行います。ROBOT IDに登録されたアカウントはセキュリティルール「外部招待用セキュリティルール」が自動的に割り当てられます。
【この記事の内容】
■社内ユーザー向け
■外部ユーザー向け
-⑤招待された外部ユーザー側からの見え方とチャットへの参加方法
※もし、招待した外部ユーザーから「参加方法がわからない」などの質問がありましたらこちらをご確認ください。
①外部ユーザーの招待
外部の方を特定のトークルームに招待します。
Point
招待した方がアカウント登録を完了もしくは招待を辞退すると招待者に通知メールが届きます。
■任意のトークルームに新規で外部ユーザーを招待する
既に別のKnowledge Suite+やROBOT IDのアカウントをお持ちの方も、お持ちでない方も招待可能です。
1.チャットのトークルーム一覧から外部ユーザーを招待したいトークルームを選択します。
2.右上の外部招待アイコン（
）を押下します。
3.招待したい外部ユーザーのメールアドレスを入力し、［招待メールを送信する］を押下します。
4.以下のような表示になれば外部ユーザーへの招待は完了し、入力したメールアドレス宛に招待メールが送信されます。
■トークルームへの参加を辞退したユーザーを再招待する
トークルームへの招待を辞退された外部ユーザーを同じトークルームに再招待します。
再招待方法は以下の3通りです。
【トークルーム参加メンバー用】
・再招待したいトークルームから行う
【招待者用】
・個人設定の外部招待管理から行う
【管理者用】
・管理者設定の外部招待管理から行う
●再招待したいトークルームから行う（参加メンバー用）
該当のトークルームに参加しているメンバー（外部ユーザー以外）から再招待を行う方法です。
他の参加メンバーが招待した方を再招待することも可能です。
1.チャットのトークルーム一覧から再招待したいトークルームを選択します。
2.右上の外部招待アイコン（）を押下します。
3.再招待したいユーザーの右側にあるメニューアイコン（
）を押下します。
4.［再招待］を押下します。
5.以下のような表示になれば外部ユーザーへの再招待は完了し、該当者へ招待メールが送信されます。
●個人設定の外部招待管理から行う（招待者用）
自分が招待した方を同じトークルームに再招待する方法です。
1.画面右上にあるプロフィール画像（初期アイコン
）を押下します。
2.［外部招待管理］を押下します。
3.再招待したいユーザーの右側にあるメニューアイコン（）を押下します。
4.［再招待］を押下します。
5.以下のような表示になれば外部ユーザーへの再招待は完了し、該当者へ招待メールが送信されます。
●管理者設定の外部招待管理から行う（管理者用）
「管理機能－外部招待管理」権限のある管理者から同じトークルームに再招待する方法です。
自分が参加していないトークルームや招待していない方も再招待できます。
1.画面右上にある管理画面アイコン（
）を押下します。
2.サイドメニューより［外部招待］→［外部招待管理］を押下します。
3.再招待したいユーザーの右側にあるメニューアイコン（）を押下します。
4.［再招待］を押下します。
5.以下のような表示になれば外部ユーザーへの再招待は完了し、該当者へ招待メールが送信されます。
②招待の取り消し
招待したユーザーがトークルームに参加する前に招待を取り消すことができます。
招待者へ取り消し通知メールは送信されません。
1.チャットのトークルーム一覧から外部ユーザーの招待を取り消したいトークルームを選択します。
2.右上の外部招待アイコン（）を押下します。
3.取り消したい外部ユーザーの右側にあるメニューアイコン（）を押下します。
4.［招待を取り消す］を押下します。
5.内容を確認し、［はい］を押下します。
6.以下のような表示になれば招待の取り消しが完了です。
③外部ユーザーをトークルームから退出
外部ユーザーを参加中のトークルームから退出させることができます。
外部ユーザーへ退出通知メールは送信されません。
1.チャットのトークルーム一覧から外部ユーザーを退出させたいトークルームを選択します。
2.右上の外部招待アイコン（）を押下します。
3.退出させたい外部ユーザーの右側にあるメニューアイコン（）を押下します。
4.［退出］を押下します。
5.内容を確認し、［はい］を押下します。
6.以下のような表示になれば退出が完了です。
Point
トークルームには以下の通知が表示されます。
④外部ユーザーの削除
招待したユーザーをトークルームから削除します。招待中や辞退されたユーザーの招待履歴も削除できます。
対象者へ削除通知メールは送信されません。
Point
外部ユーザーのアカウントそのものを削除したい場合はROBOT IDのアカウントを削除します。アカウントを削除すると参加中のトークルームから退出します。
ROBOT ID上での操作方法についてはROBOT IDマニュアルをご参照ください。
【招待者用】
・個人設定の外部招待管理から行う
【管理者用】
・管理者設定の外部招待管理から行う
※管理者用のマニュアルへ遷移します。
●個人設定の外部招待管理から行う（招待者用）
自分が招待した外部ユーザーをトークルームから削除する方法です。
1.画面右上にあるプロフィール画像（初期アイコン）を押下します。
2.［外部招待管理］を押下します。
3.削除したい外部ユーザーの右側にあるメニューアイコン（）を押下します。
4.［削除］を押下します。
5.内容を確認し、［削除］を押下すると外部ユーザーの削除が完了します。
⑤招待された外部ユーザー側からの見え方とチャットへの参加方法
Knowledge Suite+の利用者からチャットのトークルームに招待された方はアカウント登録およびチャットへの参加登録が必要です。
有効期限は招待から7日間です。
1.メールボックスに招待メールが届きます。
2.招待メールに記載されている招待URLを押下します。
Point
既に別のトークルームに参加しKnowledge Suite+へログイン済みの状態である場合は手順2の後、手順9へ遷移します。
未ログイン状態の場合はログイン画面へ遷移しますので、ログインIDとパスワードを入力してログインが完了すると手順9へ遷移します。
3.［アカウント登録］を押下します。
Point
「既存アカウントで承諾」を押下するとログイン画面へ遷移します。
別のトークルームに参加中のアカウントでログインすると手順9へ遷移します。
Point
アカウント登録を完了もしくは招待を辞退すると招待者に通知メールが届きます。
4.各項目を入力後、［登録］を押下します。【必須】と記載された項目は入力必須の項目です。
Point
この画面では「メールアドレス」「通知用メールアドレス」を編集できません。変更したい場合はアカウント登録完了後にROBOT IDのアカウント情報を編集してください。
ROBOT ID上での操作方法についてはROBOT IDマニュアルをご参照ください。
5.登録が完了し、登録したメールアドレスにアカウント登録完了通知メールが送信されます。
6.届いた通知メールに記載されているログインURLを押下します。
7.設定したログインIDと通知メールに記載されている仮パスワードを入力してログインします。
8.新規パスワードを設定し、［保存］を押下します。
Point
「新規パスワード」の入力欄右に表示されている条件に当てはまるパスワードを入力してください。
※パスワードポリシーは招待者側の管理者設定により異なります。
9.招待されたトークルームの［参加］を押下するとそのトークルームへの参加が完了します。
Point
［辞退］を押下するとそのトークルームに参加せず、招待履歴から消えます。
誤って辞退してしまった場合や有効期限が切れた場合は招待者へ再招待を依頼してください。