Knowledge Suite+のメニューから赤枠の部分を押下することでレポート機能にアクセスできます。
レポート機能は、営業活動報告など案件と顧客に紐づけて記録する機能です。レポートテンプレートを複数用意でき、報告項目をテナントごとに設定できます。下書きと完了の2状態を持ち、提出されたレポートに対して未確認／確認済、いいね、コメントで反応できるため、報告が読まれたかどうかが報告者側からも分かります。
本記事ではレポート機能で実行できる下記の操作についてそれぞれご紹介します。
・レポート一覧画面
・レポートテンプレート選択
・デフォルト参加 / 閲覧設定選択
・レポートの作成（下書き・完了）
・レポートの編集（下書き・完了）
・レポートの削除（下書き・完了）
・レポートトークルーム作成
・レポート確認機能
・リアクション機能
・レポート参加情報
・紐づけ案件
・レポート関連情報（添付ファイル・コメント）
・レポートインポート
・レポートエクスポート
レポート一覧画面
レポート一覧画面では、登録されているレポートをリスト形式で確認できます。下書きのレポートと完了したレポートは、一覧上で状態を見分けられます。
●レポートのタイトルを押下すると、レポート詳細画面が表示されます。
●各レポートの右側の［…］アイコンを押下すると、［編集］［詳細］を選択できます。
●一覧に表示する項目は、赤枠の［表示項目設定］で変更できます。操作方法は「表示項目設定」の記事をご確認ください。
レポートテンプレート選択
レポートテンプレートは、レポートで入力する報告項目の組み合わせです。テンプレートは管理者が作成します。
レポート作成時にテンプレートを選択する
●レポート一覧画面上部の［＋］［作成］アイコンを押下すると、レポートテンプレート選択画面が表示されます。
●［レポートテンプレート名］から使用するテンプレートを選択し、［選択］を押下します。
一覧画面に表示するテンプレートを切り替える
●レポート一覧画面の赤枠の［テンプレート選択］を押下します。
●「未適用のテンプレート」から表示したいテンプレートを選択し、［＜］を押下して「適用中のテンプレート」へ移動します。［適用］を押下すると反映されます。
●［デフォルトに設定］を押下すると、選択したテンプレートが次回以降も初期表示されます。
デフォルト参加 / 閲覧設定選択
レポートの参加者・閲覧者は、管理者があらかじめ登録した「デフォルト参加 / 閲覧設定」から選択してまとめて設定できます。レポート作成画面を開いた時点で、優先順位が一番高い設定の参加者・閲覧者が自動で入った状態になります。
●レポート作成画面の「レポート設定」にある［デフォルト参加 / 閲覧設定選択］のプルダウンから、設定を選択します。
●参加者・閲覧者を個別に追加する場合は、「参加者設定」「閲覧者設定」の［組織図から選択］を押下して、メンバーを選択します。
※参加者として選択されたメンバーでトークルームが作成されます。
レポートの作成（下書き・完了）
レポートは「下書き」と「完了」の2つの状態で保存できます。入力の途中で保存しておきたいときは下書きに、報告内容が固まったら完了にします。完了にしたレポートが、参加者・閲覧者に提出されたレポートとして表示されます。
●レポート一覧画面上部の［＋］［作成］アイコンを押下します。
●レポートテンプレート選択画面で使用するテンプレートを選択し、［選択］を押下します。
●レポート作成画面が表示され、各項目を入力していきます。（必須）と表示されている項目は必須項目となります。
下書きとして保存する
●入力の途中で保存する場合は、赤枠の［下書き保存］を押下します。
完了として保存する
●入力が完了したら、赤枠の［作成］を押下します。
レポートの編集（下書き・完了）
●レポート一覧画面で、編集したいデータの右側の［…］アイコンと［編集］の順に押下します。レポート詳細画面の［編集］からも編集できます。
●編集画面が表示され、各項目を編集できるようになります。編集後、赤枠のボタンを押下することで変更した内容を反映できます。
レポートの削除（下書き・完了）
●レポート詳細画面で、赤枠の［削除］を押下します。
●複数のレポートをまとめて削除する場合は、レポート一覧画面で削除したいレポートのチェックボックスを選択し、［一括削除］を押下します。
レポートトークルーム作成
レポートごとにトークルームを作成し、レポートのメンバーでやり取りできます。
●レポート詳細画面で、赤枠の［トークルーム作成］を押下します。
●トークルーム作成【レポート連携】画面が表示されます。トークルーム名にはレポートのタイトルが、メンバーにはレポートの参加者が入力された状態で表示されます。
●必要に応じてメンバー、トーク説明、検索用トークタグ、カラーラベルを設定し、［作成］を押下します。
レポート確認機能
提出されたレポートには「未確認」「確認済」の状態があり、レポートを確認したかどうかを記録できます。確認の状態は報告者側からも見られるため、報告が読まれたかどうかが分かります。
●ホーム画面左側の「新着情報」にある［直近の未確認レポート］を押下すると、まだ確認していないレポートを確認できます。
●レポート詳細画面でレポートの内容を確認し、［未確認］を押下すると「確認済」になります。
リアクション機能
提出されたレポートには、［いいね］とコメントで反応できます。反応した内容は報告者側にも表示されます。
●レポート詳細画面で、赤枠の［いいね］を押下します。
●コメントを残す場合は、「レポート関連情報」の「コメント」に入力します。操作方法は「レポート関連情報（添付ファイル・コメント）」をご確認ください。
レポート参加情報
レポートの対象となる取引先と取引先担当者を登録できます。
●レポート作成画面またはレポート編集画面の「参加情報」から確認します。
●任意の取引先や取引先担当者を選択し、［保存］を押下します。
紐づけ案件
レポートを案件に紐づけると、案件詳細画面から関連するレポートを確認できます。
●レポート作成画面またはレポート編集画面の「紐づけ案件」で、案件を選択します。
●紐づけた案件は、レポート詳細画面から案件名を押下すると案件詳細画面を開けます。
レポート関連情報（添付ファイル・コメント）
レポート詳細画面の下部にある「レポート関連情報」で、レポートに関するファイルやコメントを管理できます。
添付ファイル
●「添付ファイル」の［新規アップロード］を押下し、アップロードするファイルを選択します。
コメント
●「コメント」に内容を入力し、投稿します。
レポートインポート
CSVファイルを活用して、レポートデータを一括インポートできます。
●レポート一覧画面の赤枠の［インポート］を押下します。
●［テンプレート］から、インポートするレポートのテンプレートを選択します。インポートするファイルは、選択しているテンプレートと一致している必要があります。
●赤枠の［インポートひな型ファイル］を押下し、インポート用のCSVファイルをダウンロードします。
●［ひな型ファイル項目仕様］を押下し、内容を確認しながらインポート用ファイルの各項目を入力してください。デフォルト参加 / 閲覧設定IDは、［一覧からID取得］を押下するとクリップボードにコピーできます。
●［ファイルを選択する］からインポート用ファイルを選択し、［インポート実行］を押下します。
●インポートの状況は「インポート結果・履歴」で確認できます。
レポートエクスポート
レポートデータをCSVファイル形式で一括エクスポートできます。
●赤枠の［エクスポート］＞［エクスポート実行］の順に押下するとエクスポートが開始されます。
●エクスポート状況の確認やデータのダウンロードを行う場合は、赤枠の［エクスポート］＞［エクスポート結果一覧］の順に押下してください。