本記事では、Knowledge Suite+の名刺取り込み機能をご利用いただく際の管理者向けの初期設定手順や、スキャナーや専用スマートフォンアプリを使用した名刺読み取り方法をご紹介します。
■名刺取り込み機能を利用するための準備
名刺の取り込みには市販のスキャナー、もしくはKnowledge Suite+専用の名刺取り込みアプリを利用します。
【この記事の内容】
・③「24/365」（名刺取り込みアプリ）を利用して名刺を取り込む
①名刺取り込み機能を利用するための初期設定（管理者用）
名刺取り込み機能をご利用いただくための基本的な初期設定をご案内いたします。
以下、それぞれの設定をご確認ください。
■CRMライセンスの付与
名刺取り込み機能を利用するには、CRMライセンスの付与が必要です。CRMライセンスの付与は、管理者権限を持つユーザーが「Knowledge Suite+」の管理者設定画面から行います。
1.画面右上に表示されている管理画面アイコン（
）を押下します。
2.サイドメニューより［ライセンス管理］→［CRMライセンス付与］を押下します。
3.赤枠の「未付与ユーザー一覧」からCRMの利用権限を与えるユーザーを選択し、 
を押下して、青枠の「付与済みユーザー一覧」へと移動します。
4.右上の［保存］を押下してCRMライセンス付与は完了です。
■紐づけ設定
名刺情報（項目）を、取引先および取引先担当者のどの項目に当てはめるかを設定します。
管理者権限を持つユーザーが「Knowledge Suite+」の管理者設定画面から行います。
1.画面右上に表示されている管理画面アイコン（）を押下します。
2.サイドメニューより［名刺設定］→［紐づけ設定］を押下します。
3.「名刺項目」の項目を、取引先および取引先担当者の紐づけたい項目に設定します。
① 名刺項目：名刺から取り込む項目一覧です。
② 取引先項目：［取引先］情報の項目一覧です。
③ 取引先担当者の項目：［取引先担当者］情報の項目一覧です。
POINT
「名刺項目」より対象項目をドラッグし「取引先項目」、または「取引先担当者項目」の該当項目へドロップします。
［初期化］を押下すると、初期値が設定されます。
グレーになっている項目の設定は変更できません。
4.右上の［保存］を押下します。
②スキャナーを利用して名刺を取り込む
PCに専用のアプリケーションをインストールし、市販のスキャナーで名刺を取り込みます。
各手順は以下をご確認ください。
・Knowledge Suite+ 名刺スキャンをインストールする
・Knowledge Suite+ 名刺スキャンにログインする
・Knowledge Suite+ 名刺スキャンで名刺を読み取る
■スキャナーを準備する
ご利用のPCにスキャナーのドライバをインストールし、USBケーブルでPCとスキャナーを接続してください。
Knowledge Suite+ 名刺スキャンの動作環境につきましては、動作環境ページをご参照ください。
■Knowledge Suite+ 名刺スキャンをインストールする
1.ダウンロードページより、「Knowledge Suite+ 名刺スキャン」をダウンロードします。
2.ダウンロードしたファイルを実行すると、セットアップウィザードが開きます。「次へ」を押下し、インストールを開始してください。
3.インストールが完了したら「閉じる」を押下します。
4.プロキシ設定が必要な場合は、引き続きスキャンアプリケーションの設定を行います。
設定の必要がない場合は、［閉じる］より設定を終了してください。
5.インストールが完了すると、下記アイコンがデスクトップ画面に表示されます。
【Knowledge Suite+ 名刺スキャン アイコン】
■スキャナーとの連動設定を行う
ScanSnapスキャナーをご利用いただく場合、「連動設定」を行う必要があります。
※ScanSnap以外のスキャナーをご利用の場合はこの設定は不要です。
1.Windows 11の場合、タスクバーにある検索フォームで「Knowledge Suite+ 名刺スキャン」と検索
2.「ファイルの場所を開く」を押下します。
3.「ScanSnapManager連動設定」を起動します。
4.登録が完了したら、「OK」を押下して終了してください。
■Knowledge Suite+ 名刺スキャンにログインする
インストールと連動設定が完了したら、Knowledge Suite+ 名刺スキャンへログインします。
1.デスクトップにある「Knowledge Suite+ 名刺スキャン」のアイコンをクリックします。
2.ゾーン識別子とテナント識別子を入力します。
Point
ゾーン識別子とテナント識別子は自社が使用している『Knowledge Suite+』のサービスURLから確認できます。
仮に以下のようなサービスURLが発行された場合、赤字部分がテナント識別子、青字部分がゾーン識別子となります。
3.［設定］を押下します。
4.ログインIDとパスワードを入力し、［ログイン］を押下します。
ここで入力する「ログインID」と「パスワード」はKnowledge Suite+へのログイン時にご入力いただく「ログインID」と「パスワード」です。
Point
Knowledge Suite+で設定しているログインIDとパスワードが不明な場合は、貴社管理者様にお問い合わせください。
5.赤枠部分にごログインしたユーザーの名前が表示されていれば、ログインは完了しています。
■Knowledge Suite+ 名刺スキャンで名刺を読み取る
Knowledge Suite+ 名刺スキャンで名刺をスキャンします。
ユーザーを選択する
1.［ユーザー選択］より、部署を選択または対象のユーザーを検索し、関連付けるメンバーを選択後［OK］を押下します。
ここで選択された部署、ユーザーが、それぞれ取り込んだ名刺に対する「営業担当部署」、「営業担当者」になります。
※初期表示は、ログインしているユーザーです。
Point
［ユーザー選択］には、以下の条件を全て満たしたメンバーが表示されます。
・CRMライセンスが付与されている
・選択した部署に所属している
2.選択されたユーザーが表示されます。
名刺をスキャンしてデータを設定する
1.スキャナーに名刺をセットして［スキャン開始］を押下します。
2.［OK］を押下します。
●名刺交換日を設定する
カレンダーアイコンから、読み取った名刺情報に対して名刺交換日を設定することができます。ここで設定した日付は、名刺関連情報の「名刺交換日」へ反映されます。
Point
「過去の名刺」にチェックを付けると、名刺交換日は設定されません。
名刺交換日は名刺ごとに設定することも可能です。
●名刺情報にメモを登録する
［メモの一括入力］から、読み取った名刺情報に対してメモを入力することができます。
Point
メモは名刺ごとに設定することも可能です。
●名刺情報にリスト名をつける
読み取った名刺情報に対して、リスト名を入力することができます。
入力した「リスト名」は読み取った全ての名刺情報に反映されます。
●処理方法を選択する
名刺情報に記載されている「手書きメモ」を取り込む処理を行うかなど、処理方法を選択することができます。
表面のみをデジタル化する
読み取った名刺の表面のみ、入力を行います。
もし名刺の表面が英語、裏面が日本語で記載されている場合は、英語項目を優先し入力を行います。
※Knowledge Suite+の名刺読み取りでは、通常日本語で記載された項目を優先して入力を行います。
(例:表面が英語表記、裏面が日本語表記の名刺を取り込んだ場合、日本語項目を優先し入力を行います。)
手書きメモをデジタル化する（表面のみ）
読み取った名刺の表面に記載されている「手書きメモ」の情報を取り込むことができます。
※裏面の手書きメモは取り込むことができません。
※「手書きメモ」情報は、最終納品にて反映されます。
■名刺情報をKnowledge Suite+へ送信する
読み取った名刺情報をKnowledge Suite+へ送信します。［イメージ送信］を押下すると、読み取った名刺画像が送信されます。Knowledge Suite+に名刺情報が納品されると対象ユーザーにメールで通知が届きます。
※対象ユーザー：名刺スキャン実行ユーザー/営業担当者ユーザー
Point
下記のような名刺は、エラーとなる可能性がございます。
・保証対応外言語の名刺
・読み取った画像が真っ白/真っ黒など目視しても情報が読み取れない名刺 など
※名刺情報の納品データ仕様につきましては、「納品データ仕様」をご参照ください。
③「24/365」（名刺取り込みアプリ）を利用して名刺を取り込む
スマートフォンの専用アプリ「24/365」で名刺を撮影、または端末に保存されている名刺画像を選択しKnowledge Suite+に送信します。
各手順は以下をご確認ください。
■「24/365」（名刺取り込みアプリ）をダウンロードする
スマートフォン端末に「24/365」 のアプリケーションをダウンロードします。下記ダウンロードページからダウンロードしてください。
※本アプリケーションのご利用は、Knowledge Suite+のご契約が前提となります。
【ダウンロードページ】
https://bluetec.co.jp/ksplus/download/
■24/365の権限を設定する
24/365アプリの初回起動時に、アプリの権限に関するダイアログが表示されます。
※ご利用端末およびOSバージョンにより画面表示が異なる場合がございます。あらかじめご了承ください。
POINT
24/365の権限はiPhone端末、Android端末の「設定」からも設定可能です。
●iPhone端末の場合
写真ライブラリへのアクセスは「フルアクセスを許可」を、カメラへのアクセスは「許可」を選択します。
●Android端末の場合
電話番号の取得の設定をします。Knowledge Suite+では電話番号の利用はしないため、どちらを選んでも問題ありません。
POINT
「同意しない」を選択した場合、再度確認画面が表示される場合があります。表示させたくない場合は「今後表示しない」にチェックを入れてください。
写真と動画の撮影は「アプリの使用時のみ」を選択します。
先ほどの手順で「同意する」を選択すると「電話の発信と管理」の許可確認画面が表示されるので「許可」を選択します。
POINT
写真と動画の撮影で「今回のみ」を選択した場合も24/365アプリの利用は可能ですが、再度確認画面が表示される場合があります。
■24/365の設定を行う
24/365アプリを起動後、以下の設定を行います。
※以降の画面はiPhone端末での画面となります。Android端末の場合は一部画面が異なる場合がございます。
1.スマートフォン端末にダウンロードした「24/365」アプリのアイコンをタップします。
2.「設定」をタップします。
3.ゾーンで「zone F」を選択します。
4.テナント識別子とゾーン識別子をそれぞれ入力します。
POINT
それぞれの識別子は自社が使用している『Knowledge Suite+』のサービスURLから確認できます。
例えば、以下のようなサービスURLが発行された場合、赤字部分がテナント識別子、青字部分がゾーン識別子となります。
5.識別子を入力したら［完了］をタップします。
6.［OK］をタップします。
7.［部署・メンバー・引合経路取得］をタップし、「ログインID」「パスワード」を入力します。Knowledge Suite+にログインする際のログインIDとパスワードを入力してください。
POINT
「ゾーン」「ログインID」「パスワード」のいずれかまたは全てが間違っている場合は、部署・メンバー情報が取得できません。
8.［OK］をタップします。
9.「部署」をタップして、名刺の営業担当部署を選択します。
POINT
ここで設定した「部署」が、Knowledge Suite+に送信された名刺関連情報の「営業担当部署」となります。
10.「営業担当者」をタップして、名刺の営業担当者を選択します。
POINT
営業担当者選択には、以下の条件を全て満たしたメンバーが表示されます。
・CRMライセンスが付与されている
・選択した部署に所属している
POINT
ここで設定した「営業担当者」が、Knowledge Suite+の名刺関連情報の「営業担当者」となります。
11.［初期値設定］をタップし、「画像送信」画面に表示される「名刺交換日」「メモ」「リスト名」「引合経路」の初期値を設定します。「前回入力値を利用する」を選択すると、前回の入力内容を初期値として使用できるようになります。
■24/365で名刺を取り込む
24/365アプリで名刺を撮影、または端末に保存されている名刺画像を選択し、Knowledge Suite+へ送信します。
※以降の画面はiPhone端末での画面となります。Android端末の場合は一部画面が異なる場合がございます。
POINT
名刺の面積が画像の80％以上となるようにしてください。
●名刺を撮影して取り込む場合
1.「カメラ」の画面の［カメラ起動］をタップします。
2.名刺を撮影します。
POINT
撮影した画像は自動補正されます。もし自動補正する前の画像を使用したい場合は、［補正しない］をタップしてください。名刺を撮り直す場合は「再撮影」をタップしてください。
3.「裏面撮影」をタップして名刺の裏面の撮影をします。
※裏面を撮影しない場合は次の手順へ進んでください。
4.続けて別の名刺を撮影する場合は、「次の名刺」をタップして、次の名刺を撮影します。
※続けて別の名刺を撮影しない場合は次の手順へ進んでください。
5.全ての名刺を撮影したら、「撮影終了」をタップします。
6.「画像送信」画面が表示されます。
●名刺画像を選択して取り込む場合
1.「カメラ」の画面の［画像選択］をタップします。
POINT
選択できる名刺画像はjpg（jpeg）形式のみです。また、画像選択した場合は自動補正されません。
2.［表面を選択］をタップします。
3.表面の名刺画像を選択します。
4.［裏面を選択］をタップします。
※裏面を選択しない場合は手順6へ進んでください。
5.裏面の名刺画像を選択します。
6.続けて次の名刺画像を選択する場合は、［次の名刺］をタップして、次の名刺画像を選択します。
※続けて次の名刺画像を選択しない場合は次の手順へ進んでください。
7.全ての名刺画像を選択したら、［選択終了］をタップします。
8.「画像送信」画面が表示されます。
■名刺情報をKnowledge Suite+へ送信する
24/365で撮影または選択した名刺画像をKnowledge Suite+に送信します。
1.名刺を撮影、または端末に保存されている名刺画像を選択します。
詳しくは前項「24/365で名刺を取り込む」をご参照ください。
POINT
名刺の撮影または選択が完了している場合は「画像送信」をタップします。
2.「画像送信」画面で名刺画像を確認し、問題なければ［確認］をタップします。※表面のみ確認できます。
POINT
名刺の画像を2回タップするか「 」→「
」をタップすることで、画像を削除することができます。
POINT
アプリを終了しても、送信前の名刺画像は残りますが、送信しない状態で24時間経過しますと自動で消去されます。
3.「名刺交換日」「過去の名刺」「表面のみデジタル化する」「手書きメモをデジタル化する」「メモ」「リスト名」「引合経路」を入力し、［送信する］をタップします。
POINT
「初期値設定」の「名刺交換日」「メモ」「リスト名」「引合経路」にて「前回入力値を利用する」に設定していた場合、該当項目には前回送信時の入力内容が表示されます。
POINT
「メモ」と「リスト名」は送信するすべての名刺に対して同じ内容で設定されます。名刺ごとに設定することはできません。
4.内容を確認し、［はい］をタップします。
■24/365の名刺の送信履歴を確認する
24/365から送信した名刺の履歴を確認します。
※以降の画面はiPhone端末での画面となります。Android端末の場合は一部画面が異なる場合がございます。
1.「送信履歴」をタップします。
2.送信履歴を確認します。確認できる情報は、送信日時と送信件数です。
POINT
使用しているスマートフォン端末から送信された履歴となります。設定のログインIDとパスワードを変更しても、端末から送信された履歴は残ります。